PERSONVERNERKLÆRING FOR
KRISTENSEN ADVOKATFIRMA DA
Sist endret: 1.11.2019
Denne personvernerklæringen gjelder for Kristensen advokatfirma DA ("vi" eller "oss"). Vi er behandlingsansvarlige for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Du finner kontaktinformasjonen vår nedenfor.
1. Hvem vi behandler personopplysninger om
Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:
Privatkunder
Klienter i straffesaker
Kontaktpersoner hos virksomhetsklienter
Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere
Personer som er involvert i saker vi bistår i
Andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til
Besøkende på vår nettside
2. Formål, typer personopplysninger og rettslig grunnlag
Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.
Etablering av klientforhold: Når vi kontaktes av en klient med forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før vi eventuelt sier ja til oppdraget. Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Konfliktsjekk av privatkunder omfatter som regel fullt navn, hva saken gjelder og, hvis relevant, kredittverdighet. Generelt sett vil ikke konfliktsjekk på̊ vegne av virksomhetskunder innebære behandling av personopplysninger.
I tilknytning til etableringen av et klientforhold vil vi foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. Til dette bruker vi passinformasjon og adresse, og vi vil kunne gjøre oppslag i databaser. Slik hvitvasklingskontroll har grunnlag i GDPR artikkel 6c (rettslig forpliktelse)
Dersom vi kan ta oppdraget, registreres kontaktinformasjon. For privatkunder typisk fullt navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse. For virksomhetsklienter typisk kontaktpersoners navn, telefonnummer og e-postadresse. Registreringen av kontaktopplysninger er for privatkunder nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. For virksomhetskunder bygger registreringen av kontaktopplysninger på̊ en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.
Sakshåndtering: Enkelte advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). I noen saker får vi også̊ tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven § 11.
Kunnskapsforvaltning: For å forbedre og videreutvikle tjenestene våre hender det at vi utarbeider maler basert på tidligere råd vi har gitt. Ved utarbeidelse av maler vil vi anonymisere personopplysningene med mindre malen utarbeides for den klient personopplysningene er knyttet til. Som kunnskapsbedrift vil vi også se hen til tidligere saker når vi gir råd. Behandlingsgrunnlaget er vår interesse i å nyttiggjøre utarbeidet kunnskap i videre rådgivning, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).
Klientadministrasjon. Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på̊ vegne av klienten. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med klientadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.
Lagring og oppbevaring av saksdokumenter: Vi oppbevarer sakens dokumenter og korrespondanse etter at oppdraget er avsluttet. Etter en tid overføres dette til arkiv (elektronisk og/eller fysisk) med forsterket tilgangskontroll. Arkivering av saksdokumenter gjør vi fordi det er forventet av våre klienter, og fordi det fra tid til annen dukker opp behov for å hente frem tidligere saker, for eksempel i forbindelse med en etterfølgende rettssak eller prosess hvor klienten trenger dokumentasjon fra tidligere saker. Behandling av personopplysninger for arkiveringsformål har grunnlag i GDPR artikkel 6f (interesseavveining: vår interesse å oppfylle klienters forventninger og behov). I de få sakene som inneholder sensitive personopplysninger, har behandlingen grunnlag i GDPR artikkel 9f (rettskrav), jf. personopplysningsloven § 11.
Vi oppbevarer saksdokumenter i inntil 10 år etter at oppdraget er avsluttet.
Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til klienten og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som er lagret på̊ en sak igjen kan bli aktuell. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf. personopplysningsloven § 11.
Fakturering: Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten dersom klienten ber om dette. For privatkunder, benyttes personens private post- eller e-postadresse for utsendelse av faktura. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) for virksomhetskunder og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendige for å oppfylle avtalen med den registrerte) for privatkunder.
IT-drift og sikkerhet: Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveining, jf. vår legitime interesse knyttet til nevnte aktiviteter) og vår rettslige forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.
3. Hvem vi deler personopplysninger med
Våre leverandører av IT-tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller på̊ annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen.
Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 111. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt.
4. Dine rettigheter
Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene.
Trekke samtykke tilbake: Dersom du har gitt samtykke til å motta nyhetsbrev fra oss, kan du når som helst trekke dette samtykket tilbake. Vi har lagt til rette for at du enkelt kan reservere deg mot denne typen henvendelser ved å inkludere en link til avregistreringsskjema i hver enkelt henvendelse. Dersom du har samtykket til annen behandling av personopplysninger, kan du også̊ når som helst trekke ditt samtykke tilbake med henblikk på̊ denne behandlingen ved å rette en henvendelse til oss om dette.
Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på̊ andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen med mindre klienten eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette eller utleveringen er lovpålagt.
Regnskapslovgivning pålegger oss ellers å lagre bestemte regnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom. Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkende blir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet.
Be om innsyn: Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på̊ annen måte.
Be om retting eller sletting: Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må̊ lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.
Dataportabilitet: I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.
Klage til tilsynsmyndigheten: Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på̊, kan du sende inn en klage til Datatilsynet.
5. Sikkerhet
Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på̊ en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk, og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.
Tilgang til personopplysninger (og klient-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver.
Vi har vedtatt interne IT-retningslinjer, og vi foretar jevnlig opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer.
6. Endringer i personvernerklæringen
Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på̊ vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.
7. Kontakt oss
Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med oss:
Kristensen advokatfirma DA
Postboks 6681 St. Olavs plass
0129 Oslo
e-post: jtk@kristensen.no